ISO 17100: che cosa richiede davvero la norma
Competenza del traduttore, revisione obbligatoria da parte di un secondo linguista, requisiti di processo e tracciabilità. Che cosa la certificazione garantisce, che cosa non garantisce e come leggere il certificato di un fornitore.
Una norma citata spesso, letta di rado
La sigla ISO 17100 compare sulla homepage di quasi tutte le agenzie di traduzione italiane, di solito accanto a un logo e a poco altro. Per un ufficio tecnico che deve qualificare un fornitore per i manuali di una linea di confezionamento, o per la documentazione di una macchina destinata all'esportazione, quel logo dice poco: non spiega a che cosa il fornitore si sia impegnato, né dove passi il confine fra ciò che la norma impone e ciò che resta una scelta commerciale.
La norma si intitola Translation services — Requirements for translation services, è stata pubblicata nel 2015 e ha sostituito la precedente norma europea EN 15038 del 2006; un'integrazione del 2017 ne ha modificato il punto sulle qualifiche. Non è una norma di prodotto: non definisce che cosa sia una buona traduzione e non contiene metriche di qualità linguistica. È una norma di processo, e stabilisce quali risorse, quali fasi e quali registrazioni un fornitore di servizi linguistici deve avere per poter dichiarare conforme il proprio servizio.
La distinzione conta più di quanto sembri. Chi acquista una traduzione conforme alla ISO 17100 non compra un risultato garantito parola per parola: compra la certezza che il testo sia stato prodotto da una persona qualificata secondo criteri definiti, che sia stato confrontato con l'originale da una seconda persona diversa dalla prima e che esista una traccia documentale di chi ha fatto che cosa. È molto più di quanto offra il mercato generico, ed è molto meno di quanto certi materiali commerciali lascino intendere.
Le competenze richieste al traduttore e come si dimostrano
La norma non si limita a chiedere che il traduttore sia madrelingua. Elenca le competenze professionali che devono essere possedute e verificate: competenza traduttiva, competenza linguistica e testuale nella lingua di partenza e in quella di arrivo, capacità di ricerca e di trattamento delle informazioni, competenza culturale, competenza tecnica — cioè la capacità di usare gli strumenti di lavoro — e competenza di dominio. Quest'ultima è la più rilevante per chi acquista documentazione industriale: significa che il traduttore deve avere una buona conoscenza dell'argomento trattato, non una generica dimestichezza con i testi tecnici.
Il possesso di queste competenze va dimostrato con almeno una delle qualifiche previste dalla norma:
- un titolo di studio superiore in traduzione rilasciato da un istituto riconosciuto;
- un titolo di studio superiore in un altro ambito, rilasciato da un istituto riconosciuto, accompagnato da due anni di esperienza professionale a tempo pieno nella traduzione;
- cinque anni di esperienza professionale a tempo pieno nella traduzione;
- un attestato di competenza in traduzione rilasciato da un organismo governativo competente, opzione introdotta dall'integrazione del 2017.
Il secondo percorso è quello che interessa di più un costruttore di macchine: un ingegnere o un perito che traduce da anni verso la propria lingua madre soddisfa il requisito, e nella pratica è spesso il profilo migliore per un manuale di manutenzione o per uno schema funzionale. La norma non privilegia il traduttore di formazione umanistica: privilegia chi sa di che cosa sta parlando e sa scriverlo nella propria lingua.
Il fornitore deve inoltre disporre di un processo documentato per selezionare queste persone e conservare le registrazioni che ne attestano le qualifiche. In sede di audit o di verifica contrattuale, «abbiamo ottimi traduttori» non è una risposta: i fascicoli devono esistere.
La revisione di un secondo linguista è il cuore della norma
Se della ISO 17100 si dovesse trattenere un solo requisito, sarebbe questo: il contenuto tradotto deve essere sottoposto a revisione da parte di una persona diversa dal traduttore. Non è una raccomandazione, è un obbligo, ed è la ragione principale per cui una traduzione conforme costa più di una traduzione senza processo.
La revisione prevista dalla norma è bilingue: il revisore confronta il testo di arrivo con il testo di partenza e verifica che il significato sia stato reso, che la terminologia sia coerente, che il registro sia adeguato alla destinazione d'uso e che non vi siano omissioni. Non è una rilettura del solo testo tradotto alla ricerca di refusi.
Il revisore deve possedere le stesse competenze richieste al traduttore, con in più esperienza di traduzione o di revisione nel dominio interessato. In altre parole, chi rivede il manuale di una pressa non può essere un revisore qualsiasi: deve conoscere il settore almeno quanto chi ha tradotto.
Prima della revisione la norma impone al traduttore un controllo del proprio lavoro: completezza, aderenza al testo di partenza, rispetto delle istruzioni e delle risorse terminologiche ricevute. È il passaggio che nella pratica distingue un fornitore organizzato da uno che scarica sul revisore il lavoro di pulizia.
Per l'azienda che acquista la conseguenza è una domanda da porre in fase di selezione: chi rivede, con quali competenze, e la revisione è compresa nella tariffa oppure è una voce opzionale? Se è opzionale, il servizio non è conforme alla norma, comunque venga presentato in offerta.
Verifica, revisione, revisione specialistica e correzione di bozze
La norma distingue quattro attività che il linguaggio commerciale confonde quasi sempre a svantaggio di chi compra.
La verifica del traduttore è il controllo che il traduttore esegue sul proprio lavoro prima della consegna. È obbligatoria.
La revisione è il confronto bilingue eseguito da un secondo linguista. È obbligatoria.
La revisione specialistica è una lettura monolingue del solo testo di arrivo, eseguita da un esperto del dominio per valutarne l'adeguatezza allo scopo e alle convenzioni del settore. È facoltativa e si attiva su richiesta: è la fase in cui ha senso coinvolgere il vostro tecnico o il vostro distributore sul mercato di destinazione.
La correzione di bozze è il controllo finale sul testo impaginato, prima della pubblicazione, per intercettare refusi, sillabazioni errate, testo troncato nelle tabelle, didascalie fuori posto. È facoltativa nella norma ma di fatto indispensabile su tutto ciò che passa da un impaginato: un manuale in cui i rimandi alle figure non tornano è inutilizzabile, indipendentemente dalla qualità della traduzione.
Quando un preventivo indica «traduzione e revisione», verificate a quale di queste attività si riferisca la seconda parola. La differenza di prezzo fra una revisione bilingue e una rilettura monolingue è consistente; la differenza di valore lo è ancora di più.
I requisiti di processo: prima, durante e dopo la traduzione
La ISO 17100 organizza il servizio in tre fasi, ciascuna con requisiti espliciti.
Prima della produzione. Il fornitore deve valutare la fattibilità della richiesta, formulare un preventivo e stipulare con il cliente un accordo che definisca l'oggetto del servizio. L'accordo deve coprire proprio i punti che poi generano contestazioni: lingue di partenza e di arrivo, destinazione d'uso del testo, eventuale guida di stile, terminologia da rispettare, formati, tempi e modalità di consegna. Il fornitore deve inoltre raccogliere le informazioni di progetto e preparare il materiale sul piano amministrativo, tecnico e linguistico, incluso il lavoro terminologico preliminare.
Durante la produzione. Il responsabile di progetto assegna il lavoro a risorse qualificate, sorveglia l'avanzamento, gestisce le comunicazioni e verifica il rispetto delle specifiche. Il ciclo è traduzione, verifica del traduttore, revisione, eventuale revisione specialistica, eventuale correzione di bozze, verifica finale e rilascio. La verifica finale è responsabilità del responsabile di progetto, che accerta la corrispondenza fra il servizio erogato e quanto concordato.
Dopo la produzione. Devono esistere un processo per la gestione delle osservazioni del cliente, con le conseguenti azioni correttive, e un processo amministrativo di chiusura che comprende l'archiviazione dei documenti di progetto, la conservazione delle registrazioni per un periodo definito e la protezione dei dati.
Vale la pena soffermarsi sull'accordo iniziale, perché è il punto in cui la maggior parte delle aziende manifatturiere perde valore. Un accordo che non specifica la destinazione d'uso — un manuale destinato all'utilizzatore finale in Germania non si scrive come una specifica interna per un collaudo — obbliga il traduttore a decidere da solo. La norma chiede che quella decisione sia vostra.
Strumenti, terminologia, registrazioni e riservatezza
La norma richiede che il fornitore disponga degli strumenti e dei sistemi necessari a eseguire i progetti, a proteggere i dati e a conservare le registrazioni. Nella documentazione industriale questo si traduce in tre esigenze molto concrete.
La prima è la gestione della terminologia. La norma colloca il lavoro terminologico nella fase di preparazione del progetto, non alla fine. Per un costruttore che pubblica il manuale, il catalogo ricambi e la scheda tecnica dello stesso gruppo è il requisito che produce il risparmio più visibile: un glossario approvato una volta vincola tutte le commesse successive. È il tema affrontato nell'articolo sui CAT tool e le memorie di traduzione.
La seconda è la conservazione delle registrazioni: chi ha tradotto, chi ha rivisto, quando, su quale versione del file. Serve a voi quando un distributore, un cliente o un organismo di controllo contesta una frase del manuale due anni dopo la consegna, e serve al fornitore per dimostrare la conformità in sede di verifica.
La terza è la protezione dei dati. La norma impone al fornitore di trattare in modo riservato le informazioni ricevute e di rispettare gli obblighi di legge applicabili. Per i documenti che contengono dati personali si applica il Regolamento (UE) 2016/679, con le conseguenze contrattuali descritte nell'approfondimento su GDPR e traduzione. Per i documenti che contengono know-how — disegni, distinte base, capitolati, schemi funzionali — la tutela non deriva dalla ISO 17100 ma dall'accordo di riservatezza e dalle misure tecniche del fornitore.
Che cosa la certificazione garantisce e che cosa non garantisce
La certificazione è il risultato di un audit di parte terza: un organismo di certificazione verifica che i processi del fornitore siano conformi alla norma, emette un certificato con validità definita ed esegue verifiche periodiche di mantenimento. Il perimetro di ciò che viene verificato è il sistema, non il singolo file consegnato.
Che cosa garantisce. Che esista un processo documentato di selezione dei linguisti e che le loro qualifiche siano registrate. Che ogni progetto passi da un secondo linguista. Che esista un responsabile di progetto identificabile. Che le osservazioni del cliente vengano gestite in modo tracciato. Che le registrazioni siano conservate.
Che cosa non garantisce. Che una singola traduzione sia priva di errori: nessuna norma di processo può prometterlo. Che il traduttore assegnato alla vostra commessa conosca il vostro settore: la competenza di dominio è richiesta, ma è il fornitore a valutarla, e la valutazione può essere generosa. Che la terminologia coincida con quella del vostro ufficio tecnico: se non la fornite voi, verrà scelta da altri. Che i tempi di consegna siano brevi: la norma chiede che siano concordati, non che siano rapidi.
Il certificato, in altre parole, sposta il rischio da «non so come lavorano» a «so come lavorano e posso verificarlo». È un cambio di posizione utile in fase di qualifica fornitori ed è esattamente ciò che serve a un ufficio acquisti che deve motivare una scelta. Non sostituisce però la definizione di requisiti specifici nella richiesta d'offerta, come discusso nella guida su come scegliere un'agenzia di traduzioni.
Come leggere il certificato di un fornitore
Un certificato è un documento con contenuti verificabili. Prima di accettarlo come prova, controllate cinque elementi.
L'organismo che lo ha rilasciato e il suo accreditamento. Un certificato vale quanto la credibilità di chi lo emette. In Italia l'ente unico nazionale di accreditamento è Accredia, designato in attuazione del Regolamento (CE) n. 765/2008. Un certificato emesso da un organismo accreditato è riscontrabile nei registri pubblici dell'ente di accreditamento; uno emesso da un organismo non accreditato è un'autodichiarazione con un logo.
L'intestatario. Il certificato deve essere intestato alla società con cui firmate il contratto. Nei gruppi con più società operative capita che appartenga a una consociata diversa da quella che emette la fattura.
Il campo di applicazione. È la frase che descrive quali attività e quali sedi sono coperte. Un campo di applicazione che non comprende l'attività che vi interessa rende il certificato irrilevante per la vostra commessa.
Le date. Emissione, scadenza e, se disponibile, esito delle verifiche di mantenimento. Un certificato scaduto o sospeso non è un certificato.
Il numero. Serve a interrogare i registri pubblici. Un fornitore che esita a fornirlo sta comunicando qualcosa.
Un'ultima distinzione lessicale, abusata sui siti italiani: «conforme alla ISO 17100» e «certificato ISO 17100» non sono la stessa cosa. La prima è una dichiarazione del fornitore su se stesso; la seconda presuppone un audit di parte terza. Entrambe possono essere legittime, ma solo la seconda è verificabile da voi.
ISO 17100, ISO 18587 e ISO 27001: tre perimetri diversi
Le tre sigle compaiono spesso nello stesso elenco e coprono cose diverse.
ISO 17100 riguarda il servizio di traduzione eseguito da persone. Il suo campo di applicazione esclude esplicitamente l'uso dell'output grezzo di un motore di traduzione automatica con successivo post-editing, e non copre i servizi di interpretariato. È un punto che molti fornitori omettono: un lavoro consegnato in post-editing non ricade sotto la ISO 17100, per quanto il fornitore sia certificato.
ISO 18587 è la norma dedicata al post-editing dell'output della traduzione automatica: definisce il processo, le competenze richieste al post-editor e i requisiti del post-editing completo. È la norma da citare quando il volume impone un flusso assistito dalla macchina — cataloghi molto ampi, aggiornamenti ricorrenti di distinte base — e la scelta fra i due percorsi è discussa nell'articolo su traduzione automatica e traduzione umana.
ISO 27001 riguarda il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni. Non dice nulla sulla qualità linguistica: dice come il fornitore governa accessi, classificazione delle informazioni, gestione degli incidenti e continuità operativa. Per chi affida disegni, capitolati o documentazione brevettuale prima della pubblicazione è spesso il requisito più rilevante dei tre.
ISO 9001, che compare talvolta nello stesso elenco, è una norma generale sui sistemi di gestione per la qualità, applicabile a qualunque organizzazione: non contiene requisiti specifici sul processo traduttivo.
Italtrust, con sede a Roma, opera secondo la norma ISO 17100 e secondo un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni certificato ISO 27001, su una piattaforma CAT proprietaria con cifratura AES-256, con una rete di oltre 3.000 professionisti e copertura di oltre 80 lingue.
Come tradurre il requisito in una clausola di capitolato
Per un ufficio acquisti la domanda finale è operativa: che cosa scrivere nella richiesta d'offerta perché la norma produca un effetto reale invece di un logo in calce. Cinque clausole coprono la maggior parte del rischio.
- Processo. «Il servizio deve essere erogato secondo la norma ISO 17100, con revisione bilingue eseguita da un secondo linguista. La revisione è compresa nel prezzo e non costituisce voce opzionale.»
- Competenza di dominio. «Il traduttore e il revisore assegnati devono avere esperienza documentata nel settore di riferimento. Su richiesta il fornitore trasmette i profili anonimizzati.»
- Terminologia. «Il glossario fornito dal committente è vincolante. Le proposte di modifica sono sottoposte all'ufficio tecnico e non applicate autonomamente.»
- Proprietà delle risorse linguistiche. «Le memorie di traduzione e i glossari generati nell'ambito della commessa sono di proprietà del committente e vengono consegnati in formato interscambiabile alla chiusura di ogni progetto.» È la clausola che evita la dipendenza dal fornitore: senza di essa, cambiare agenzia significa ricominciare.
- Riservatezza. «L'accordo di riservatezza si estende ai singoli professionisti coinvolti e non alla sola società fornitrice. È vietato l'uso di strumenti pubblici di traduzione automatica che conservino i contenuti trasmessi.»
Queste cinque righe, insieme alla certificazione, coprono quasi tutto ciò che può andare storto su una commessa di traduzione tecnica o sulla traduzione di un manuale d'uso e manutenzione. Senza di esse, la certificazione resta una condizione necessaria e visibilmente insufficiente. Per la documentazione che accompagna una macchina, i contenuti che il capitolato dovrebbe richiedere sono elencati nella guida al manuale di uso e manutenzione.
Che cosa chiedere a un fornitore che si dichiara ISO 17100
Certificato o autodichiarazione
Chiedete il certificato con numero, organismo emittente, accreditamento, campo di applicazione e date di validità.
Intestatario del certificato
Verificate che sia intestato alla società che firma il contratto e non a un'altra società del gruppo.
Revisione compresa nel prezzo
La revisione bilingue di un secondo linguista deve essere inclusa nella tariffa, non offerta come opzione a listino.
Qualifiche dei linguisti assegnati
Profili anonimizzati di traduttore e revisore, con esperienza documentata nel dominio della vostra documentazione.
Gestione della terminologia
Come viene raccolto e approvato il glossario, chi lo aggiorna e in che modo vincola le commesse successive.
Proprietà di memorie e glossari
Le risorse linguistiche prodotte sulla commessa devono restare vostre e sono consegnabili in formato interscambiabile.
Domande frequenti sulla norma ISO 17100
Traduzioni con processo ISO 17100 e revisione di un secondo linguista
Lavoriamo con linguisti selezionati per dominio tecnico, revisione bilingue inclusa e accordo di riservatezza esteso a ogni professionista coinvolto. Inviateci i documenti e le lingue di destinazione: vi restituiamo tempi, processo e preventivo.